Что мне особенно нравится в удаленной работе – это возможность чувствовать себя комфортно. Когда я работаю на дому, я обычно нахожусь в одном из трех положений: сидя за столом, лежа на кровати с моим ноутбуком или валяясь на горе подушек на диване. (Знакомо?)
Большинство офисов имеют несколько штатных удаленных сотрудников; вероятно, некоторые из них работают так же, как и я, но в наше время всем компаниям без исключения стоит поразмыслить об увеличении количества таких работников.
Почему удаленная работа – это так важно в наше время? Ну, учитывая мое нынешнее положение (а сейчас я нахожусь в позиции № 1 – то есть «сижу за столом»), все просто: потому что многие хорошие работники просят об этом, а технологии позволяют это делать.
Это отличная новость для сотрудников. Они могут жить где угодно, не тратить лишнего времени и денег, чтобы добраться на работу, и надевать халат на деловые встречи. Но какая в этом выгода для компании?
Согласно исследованиям онлайн-площадки для фрилансеров Upwork поиск и адаптация новых сотрудников в офисе занимает в среднем 43 дня, в то время как на поиск и адаптацию удаленных сотрудников уходит примерно 3 дня. Помимо этого, удаленные сотрудники существенно увеличат кадровый потенциал вашей команды.
Итак, чтобы разобраться с действиями и ожиданиями и понять, что нужно работодателям, чтобы удаленная работа была более эффективной, давайте рассмотрим некоторые примеры, которые помогли лично мне осознать, как правильно общаться и сотрудничать со своими удаленными сотрудниками.
Как заставить удаленную работу работать? Об устройстве и технологии
Я не особо технически продвинут, но знаю, что оперативная и техническая база гарантирует продуктивную работу удаленных сотрудников. Здесь в игру вступают два ключевых игрока: финансы + бухгалтерский учет и ИТ.
Все начинается с принятия окончательного решения – если вы заинтересованы в его принятии – инвестировать в своих удаленных сотрудников как в фактических сотрудников, которые будут расти и развиваться вместе с компанией. Это не временные работники. И не фрилансеры. Инвестиции подразумевают работу с финансами и бухгалтерским учетом, поэтому необходимо понять, какими будут административные расходы на содержание сотрудников в разных штатах или странах. Требуются ли расходы на визу? Должны ли сотрудники регулярно приезжать в офис – и если да, то готова ли компания финансировать это? Есть ли у них дома техника, необходимая для эффективного общения с вами? Опять же, готовы ли вы финансировать их, если такой техники нет?
Эти вопросы касаются как сферы ИТ, так и инфраструктуры. Необходимо позаботиться о безопасности устройств сотрудников и оборудовать офис техникой, необходимой для общения вашей команды в офисе с удаленными членами команды. Это включает программное обеспечение для общения в чате, программное обеспечение для удаленных встреч, устройства для телеприсутствия и, возможно, несколько высокотехнологичных конференц-залов для координирования работы. Одна из моих коллег по команде работает удаленно половину недели, сотрудничая с нашими офисами по всему миру; организация видеовстреч поначалу стоила ей немалых усилий. Она говорит, что это трудно на первых порах, но ее визуальное присутствие на встречах также делает работу более продуктивной, поэтому она благодарна, что существует инфраструктура, позволяющая ей это делать.
Если вы внесете все эти расходы в свой бюджет, произойдут две вещи:
1) у вас не будет непредвиденных растрат, и вы сможете заняться планированием найма сотрудников;
2) вы оптимизируете все операции для адаптации удаленных сотрудников и опыт, который они получат в вашей компании, будет не менее важным, чем опыт офисных сотрудников.
Об общении
Даже самая лучшая настройка ИТ не поможет, если мы не будем использовать ее правильно. Я рискую сказать банальность, но основа успешных взаимоотношений между сотрудниками в офисе и удаленными членами команды – это хорошая коммуникация с обеих сторон. Но выяснить, что такое хорошая коммуникация, довольно сложно. Поэтому оставайтесь со мной, пока я пытаюсь разобраться в этом надлежащим образом, что поможет нам лучше понять, каковы наши цели.
Личный контакт и активное общение.
Одна из проблем, которая возникает при удаленной работе, – это отсутствие личного контакта. Подумайте обо всех этих случайных разговорах в коридоре или рядом с охладителем воды, которые были бы невозможны, если бы вы не работали в офисе.
Для борьбы с этой проблемой вам действительно нужно отработать схему «регулярного и эффективного общения».
Сэм Малликарйюнан, который работает на дому большую часть времени, обнаружил, что в его жизни больше нет «случайных столкновений» с коллегами в коридоре. (Что вполне очевидно.) Когда я спросил его, как он компенсирует это, он сказал: «Я просто очень много общаюсь. Я активно ищу возможности для работы с другими людьми. Я связываюсь с людьми сам, чтобы рассказать им, над чем я работаю, если думаю, что это может быть полезно для них, и активно общаюсь с другими людьми, рассказывая им о своих проектах. Это полностью изменило тип моего мышления, я больше не жду, пока «кто-то сделает ход первым».
Такой активный подход стоит практиковать всем удаленным сотрудникам, хотя бы потому, что они сами испытывают потребность в общении, а офисные сотрудники, в свою очередь, должны отвечать им взаимностью. Пусть это будет распространенной практикой в вашей компании, это систематизирует коммуникацию – для меня это означает, что все решения и разговоры будут формально резюмироваться по электронной почте, в групповом чате или на встречах команды.
Используйте свои слова.
У меня есть теория, что если дорожные знаки имели бы правильную пунктуацию, то мы все писали бы лучше. Мой любимый пример – это знак «СТОП ДЕТИ».
СТОП ДЕТИ ЧТО?!
При общении, которое исключает использование языка тела и интонацию, ясность письменного и вербального общения является чрезвычайно важной. В идеальном мире все легко подбирают правильные слова, чтобы выразить именно то, что хотят. Но в реальной жизни это не так, поэтому у нас есть несколько вариантов.
1. Попытайтесь делать это лучше. Если вы пишете письмо, потратьте немного времени, чтобы перечитать его. Убедитесь в том, что вы действительно донесли ту мысль, которую хотели, и она сформулирована четко и лаконично. Убедитесь, включили ли вы достаточно контекста, чтобы всем было понятно, о чем идет речь. Если вы ведете телефонную или видеобеседу, сделайте короткую паузу, прежде чем ответить или поставить вопрос. И если то, что вы сказали, не имеет смысла, признайте это и скажите: «Простите, я сам не понимаю, что пытаюсь сказать, позвольте мне начать сначала».
2. Знайте, что понимание прочитанного имеет огромное значение. Если вы получатель письма, вы должны:
задавать уточняющие вопросы, прежде чем дать такой же запутанный ответ.
Я обычно копирую и вставляю кусочек текста из письма, цитирую его, а затем задаю свой уточняющий вопрос или, если это словесный разговор, я повторяю слова собеседника, прежде чем задать уточняющий вопрос. Это очень важно и помогает избежать путаницы и наслоения недоразумений.
3. Не парьтесь «тоном» письма. Тон людей зачастую звучит неприятно. Особенно, когда вы общаетесь по электронной почте. Если обычно болтливый человек не включил кучу смайликов или пунктов с объяснениями в свое письмо, он, вероятно, просто спешил куда-то или находился в состоянии стресса… или случилось что-то еще, но это не имеет никакого отношения к вам.
Задействуйте несколько показателей тревожного состояния.
Ранее мы использовали такой термин, как показатель «выбоины», – это цифры, о которых вы регулярно сообщаете, и, если они не очень хорошие, это означает, что есть глубокая проблема, которая назрела в вашем бизнесе. Мне нравится использовать этот метод, поскольку он позволяет мне наблюдать за всем, что происходит, даже если связь выходит из строя. Я также хотел бы расширить этот метод, охватив как хорошие, так и плохие аспекты.
Это могут быть цифры, указывающие на то, что кто-то делает что-то хорошо или старается изо всех сил – например, создает потоки трафика, если работа члена команды напрямую связана с показателями трафика. Но они могут также включать нецифровые пункты, например информацию о достижении определенных этапов проекта или о людях, результаты работы которых более дискретны, что не позволяет измерять их в переменчивых определениях успеха.
Откровенно говоря, это хорошее упражнение, через которое стоит пройти каждому члену команды – включая вас самих, – будь то в офисе или удаленно. На самом деле, это просто означает, что все знают, что такое «хорошо», и в состоянии разделить это «хорошо» на составные части, что позволяет вам понять, прогрессируете вы или нет.
О менеджменте
Если менеджеры заинтересованы в приеме на работу удаленных членов команды, они должны дать им конкретные обязанности, чтобы работа шла как надо. Большая часть этой работы – это создание правильного прецедента и представления о том, что такое удаленная работа, – для этого многое нужно сделать заранее.
Делайте следующее
Расспрашивайте удаленных сотрудников, сделана ли работа и насколько хорошо. Да, они должны рассказывать об этом самостоятельно. Мы уже говорили об этом раньше. Вы должны быть чемпионом своей собственной карьеры и самореклама является частью жизни… бла-бла-бла. Но людям свойственно забывать. Или, даже если они сказали что-то, иногда не помешает повторить.
Это особенно важно, когда результат чьей-то работы не так заметен. Например, если ваша работа состоит в том, чтобы писать одну статью в день, то довольно легко увидеть, выполняете вы свою работу или нет. Вы либо написали статью, либо нет, это очевидно. Если же ваша роль заключается в обеспечении операционной эффективности в системах внутреннего интерфейса, которой пользуются четыре человека в компании… такая работа может затеряться и просто исчезнуть.
Помните
Нельзя позволять обиде или мелочности портить ваши отношения с удаленными сотрудниками – особенно теми, которые только частично работают дистанционно. Это начинает проявляться в маленьких комментариях, например: «О, это один из дней, когда такой-то на работе? Я и забыл». Когда вы позволяете себе такого рода высказывания, создается впечатление, что сотрудники в офисе более ценные, чем те, которые приходят в офис реже. Более того, это ведет к заблуждению, что время, проведенное в офисе, является более ценным, чем объем сделанной работы, ведь мы на самом деле все на борту одного корабля.
Делайте следующее
Поощряйте других людей в вашей команде, работающих в офисе… иногда работать удаленно, если роль, которую они выполняют, позволяет это сделать. И та мелочность, которую я только что упоминал, – ее просто не будет, если работа дома не будет выглядеть как особая привилегия, которой обладает несколько счастливцев.
Помните
Это сложновато. Удаленная работа работает только тогда, когда работает. Обратите внимание на то, что я сказал, что вы должны поощрять удаленную работу, когда у людей есть возможность выполнять работу удаленно. Нам всем известно, что не каждая роль на работе позволяет это сделать. Кроме того, не каждый человек подходит для удаленной работы, находясь на разных этапах своей карьеры. Я приведу в качестве примера самого себя, потому что, когда я вступаю в новую роль, я стараюсь избегать людей, пока не начну ощущать почву под ногами и уверенность.
Или, если у кого-то проблемы с производительностью, это может быть одним из противопоказаний для удаленной работы. Это еще одна причина, по которой нужно обеспечивать обратную связь как можно раньше, делать это часто и откровенно. Это же касается удаленных сотрудников, у которых начинаются проблемы с производительностью, когда они уже работают на вас удаленно.
Наконец, запомните следующее
Мы уже говорили о том, как вести себя с удаленными сотрудниками; они не временные сотрудники и не фрилансеры, они реальные работники, выполняющие свои обязанности полный рабочий день. Это означает, что у них есть карьерные амбиции, и они, вероятно, заинтересованы в возможности роста и продвижения по службе. Обязательно помните о них, думая о новом проекте, продвижении по службе или о дополнительных обязанностях. Если хорошие люди выпадают из поля вашего зрения, вы можете потерять их навсегда.
После того, как вы создали инфраструктуру, для меня, все остальное сводится к вопросу найма хороших сотрудников. Наймите правильного человека на соответствующую должность. Если у вас есть способные люди, которым можно доверять определенные роли, вы должны убедиться в том, что они не только делают свою работу хорошо, но что они дадут вам знать, если и когда будут нуждаются в чем-то другом.
Правильный человек может выполнять дистанционно даже те задачи. которые, на первый взгляд, невозможно выполнять дистанционно. (Конечно, если это не шеф-повар. Тогда вам все-таки придется быть на работе.)
Источник: hubspot.com